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| Digitalisierung von Dokumenten | ||||||
| Steigende Informationsflut. Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Es gelingt kaum noch, sie halbwegs geordnet in Aktenordnern, auf PC- Festplatten und im E-Mailsystem abzulegen. Eigentlich sind die enthaltenen Informationen sehr wertvoll für unsere tägliche Arbeit und wesentlich für den Erfolg unseres Unterneh- mens. Doch oft wissen wir nicht mehr, wo wir selbst oder ein Kollege etwas abgelegt haben. Von vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, dass es sie im Unternehmen gibt. Die Suche danach ist extrem mühsam. Trotz wachsender Informationsmenge fühlen wir uns immer schlechter informiert. |
Informationen archivieren. Elektronische Archivierung und Dokumenten- Management machen wertvolle Informationen nutzbar. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten- Pool abgelegt; an jedem Arbeitsplatz und dank intelligenter Technik weitgehend automatisch. Im Dokumenten-Pool stehen die Informationen den Mitarbeitern Wort für Wort thematisch sortiert zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks zu jeder Zeit und bei Bedarf auch an jedem Ort der Welt. Innerhalb kürzester Zeit können Sie dank mittlerweile ausgereifter und tausendfach bewährter Technik vom Nutzen modernen Dokumenten-Managements profitieren.
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Die Digitalisierung Die zu archivierenden Dokumente werden unverändert im Originalformat über leistungs- fähige Scanner erfasst. Optional können über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden. Zu jeder Dokumentdatei wird eine Metadatei im XML-Format abgelegt. Sie nimmt Markups, elektronische Stempel, Signaturen sowie ein Duplikat der Kategorisierungs- und Indexdaten des jeweiligen Dokuments auf. Hauptspeicherort für die Kategorisierungs- und Indexdaten ist eine relationale Datenbank, die auf die jeweili- gen Dokumentdateien verweist. So können alle Dokumente schnell und sicher wieder gefunden werden, bei Bedarf kann sie um einen Volltextindex ergänzt werden. |
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